El caso de la Telco que liberó a su equipo de RRHH automatizando solicitudes internas
¿Por qué seguimos resolviendo lo mismo, una y otra vez?
En muchas grandes empresas de Latinoamérica, el área de Recursos Humanos está saturada. No por falta de compromiso ni de talento, sino por la acumulación de tareas repetitivas que se siguen gestionando manualmente.
Vacaciones, certificados laborales, incapacidades, actualizaciones de datos personales, ingresos de personal nuevo… Todo pasa por el equipo de RRHH. Todo requiere tiempo. Y en la mayoría de los casos, el proceso no está automatizado ni estandarizado.
El resultado:
- Correos que se pierden.
- Solicitudes duplicadas.
- Colaboradores que esperan sin respuesta.
- Equipos internos que ya no pueden más.
El contexto de la empresa
Esta historia parte de una telco con operaciones a nivel nacional en Colombia. Más de 2.000 empleados, múltiples sedes, y una alta rotación operativa en áreas técnicas, atención y soporte.
El área de Talento Humano recibía cada mes:
- +900 solicitudes de vacaciones, incapacidades y certificados
- Múltiples formatos, sin un canal único para recibir y responder
- Flujos de aprobación que dependían de varias personas y no quedaban trazados
- Documentación que se debía revisar manualmente, uno a uno
El equipo de RRHH no solo estaba sobrecargado. Estaba atendiendo tareas administrativas de bajo impacto, en lugar de generar estrategias para el desarrollo del talento, la cultura o el bienestar.
Y no se trataba de falta de herramientas. Tenían un sistema de nómina, un canal de Teams activo, y procesos relativamente definidos. El problema era la forma en la que todo esto se conectaba… o más bien, no se conectaba.
La pregunta clave fue: ¿Qué pasaría si todo esto lo gestionara una IA?
Ahí empezó el trabajo con SIES. En una primera fase de diagnóstico, no se habló de tecnología. Se habló de tiempo:
- ¿Cuántas horas al mes se destinan a responder solicitudes repetitivas?
- ¿Cuántos correos se intercambian para resolver una solicitud de vacaciones?
- ¿Qué porcentaje de tareas podrían resolverse sin intervención humana?
Los resultados fueron contundentes. Más del 60% de las tareas de primera línea de RRHH podían ser automatizadas. Y no solo eso: podían ser resueltas por un agente virtual con IA, operativo desde un canal como Teams o el portal interno de la empresa.
Así funcionó el agente virtual
En solo tres semanas, el equipo de SIES diseñó e implementó un agente virtual exclusivo para el área de RRHH. Este agente tenía acceso controlado al sistema interno de gestión de personal, y estaba entrenado para:
- Recibir solicitudes desde un canal único (Teams o Intranet).
- Validar automáticamente datos como antigüedad, fechas disponibles o documentos requeridos.
- Ejecutar flujos de aprobación con responsables por área.
- Notificar al colaborador sobre el estado de su solicitud en tiempo real.
- Generar y entregar certificados laborales en segundos.
- Registrar cada paso en la trazabilidad del sistema sin intervención humana
Lo mejor: No fue necesario reemplazar ningún sistema existente El agente se integró con lo que ya estaba funcionando Los líderes de área solo intervinieron cuando realmente era necesario
Los resultados: eficiencia real, en semanas
Después de 60 días de operación, la diferencia era evidente:
- Tiempo promedio de respuesta bajó de 4 días a menos de 12 horas
- 87% de las solicitudes se resolvieron sin intervención humana
- Más de 270 horas de trabajo manual fueron liberadas en RRHH
- La satisfacción interna subió un 32% en las encuestas de clima
- Trazabilidad completa y centralizada, sin hojas sueltas ni correos perdidos
Y lo más importante: El equipo de RRHH recuperó tiempo para enfocarse en lo que realmente importa: personas, no papeleo.
Lecciones clave de este caso
Este no es un caso aislado. Es una muestra concreta de lo que está ocurriendo en empresas grandes que entienden que la eficiencia no se logra con más gente, sino con mejores procesos.
Estas son las lecciones más relevantes:
- La automatización no reemplaza personas, las libera Cuando el trabajo se enfoca en lo que sí requiere criterio humano, todo mejora.
- No se necesita reinventar la operación para aplicar IA La clave está en integrar la inteligencia en procesos ya existentes, sin fricción.
- El valor de la IA no está en responder preguntas, sino en ejecutar procesos Un agente virtual bien diseñado no es un chatbot. Es una herramienta de gestión real.
¿Estás en una situación similar?
Si tu equipo de RRHH, IT o administración dedica más tiempo a tareas repetitivas que a generar valor, es hora de rediseñar el flujo operativo.
En SIES acompañamos a empresas de telecomunicaciones, retail, salud y educación en la automatización de procesos internos con IA, sin afectar su estructura actual.
¿Quieres ver cómo funcionaría esto en tu empresa? Conversemos. Te mostramos cómo hacerlo sin fricción, con resultados reales desde el primer mes.
Contáctanos para más información: